Auditorías ¿aliado o enemigo?
5 tips para cambiar la
perspectiva de cómo ver una Auditoría y mejorar nuestros procesos
Con
base en lo que se establece en ISO 9000 una auditoría es un proceso
sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se
cumplen los criterios. Por lo que dependiendo del enfoque que le demos a este
proceso, lo podemos ver como un
aliado que nos puede permitir:
- Reconocer áreas eficientes, al identificar áreas que den valor a la organización es posible replicar casos de éxito en otras áreas.
- Reducir riesgos de incumplimientos, sanciones, accidentes, problemas legales o hasta riesgos operativos que pueden costar vidas y paros operativos.
- Escuchar la voz de los usuarios, para saber si lo que tenemos declarado realmente se lleva a cabo o es necesario cambiarse.
- En sectores regulados, nos permite dar confianza de nuestra operación a las partes interesadas.
O
la podemos ver como un enemigo
cuando:
- Pensamos que es un mecanismo para evidenciar a las personas y no de verificar procesos.
- No documentamos lo que hacemos y pretendemos inventar evidencia “lapicear” registros unos días antes de la auditoría.
- El sistema no refleja la operación y en lugar de que los documentos trabajen por ti y con el mínimo esfuerzo se obtenga información relevante, el sistema se convierte en un lastre con un gran número de documentos innecesarios o que implique retrabajos por necesitar que registremos “n” veces la misma información en diferentes formatos.
- No sabemos interpretar los “debes” de la norma a nuestro día a día, lo que hace no sepamos que mostrar al auditor que en muchos casos hace que se muestre información adicional innecesaria en ese momento.
- No estamos abiertos al cambio, porque pensamos que como las cosas se han hecho de una manera desde hace muchos años, esa es la manera idónea de hacerlo. Unos ojos ajenos al proceso eliminan esa famosa ceguera de taller, que muchas veces nos mete en problemas por cometer errores sistemáticos o retrabajos.
Por
eso es importante cambiar el paradigma y ver las ventajas que tenemos de
realizar auditorías con la finalidad de mejorar y no solo por cumplir. Te
dejamos 5 tips
que pueden
ayudarte a dar los primeros pasos para hacer un cambio cultural en tu
organización y estar mejor preparado para tu siguiente auditoría.
- Planea con tiempo estas actividades, para que en caso de detectar desvíos tengas oportunidad de tomar acciones de contención y corrección, siempre es mejor que de manera interna detectemos en que podemos mejorar para evitar desvíos con impacto externo,
- Haz tuyo el sistema, adecua los documentos para que trabajen por ti y no se conviertan en un trabajo innecesario que no aporte en tu día a día, recuerda es mejor prevenir que lamentar, por eso promovamos las acciones preventivas y estemos abiertos al cambio,
- Comprende cuales son los debes que te impactan y asócialos a las herramientas que tienes para evidenciar que cumples, de esta manera mejoraras la comunicación con el auditor, tendrás claras las evidencias a generar y la información fluirá de una mejor manera en tu quehacer diario y durante la auditoría,
- Identifiquemos la documentación de nuestros sistemas de gestión y aseguremos que realmente representan lo que hacemos y que permiten demostrar evidencia del cumplimiento regulatorio o normativo. Recordemos que lo que declaremos, es lo que nos ayudará a salir airosos con evidencia o nos puede meter en problemas, por no hacer las cosas como las tenemos declaradas.
- Veamos al auditor como unos ojos nuevos que pueden ayudarnos a gestionar los recursos necesarios para el cambio, porque la alta dirección pondrá particular interés en dar los recursos necesarios para atender los planes de acción, resultados del análisis de causa raíz para prevenir su reincidencia.
Finalmente, recordemos que lo deseable como resultado del ejercicio de auditoría, es que podamos verificar que con lo que hacemos se cumplen los criterios establecidos. Y generemos un cambio en la cultura organizacional que toma estos resultados para mejorar lo que hacemos y que por estar inmersos en el día a día a veces dejamos de lado. Quitemos esa idea de que el auditor solo busca evidenciar a las personas o peor aún, que la auditoría es el momento de inventar datos y hacer retrabajos.
Mtra. Alheli Ponce Rodríguez • alheli.ponce@ciateq.mx
Ing. Alejandro Crisanto Arriaga • crisanto@ciateq.mx
Referencias
- Organización Internacional de Normalización. 2015. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario (ISO 9000). Sitio web.
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